仕事が人についており、ツールを入れても楽にならない。

担当者によって、仕事の進め方が少しずつ違う。同じ情報を、複数の表やツールへ重ねて入力している。誰かが休むと、その仕事だけ止まってしまう。

新しいツールを導入したこともある。それでも、しばらくすると、結局これまでのやり方へ戻っていく。

よくある対処

こうした状況に対して、よく行われるのは次のような対応です。

どれも有効な手段です。ただ、それだけでは変わらない部分が残ることがあります。

問題は、ツールの機能や担当者の意識だけとは限りません。

仕事が、前の工程から後の工程へどうつながっているのか、誰が何を見て、どのように進めているのかが、まだ共有された形になっていない可能性があります。

その状態のままツールを導入すると、整理されていない業務の流れが、ツールの中にもそのまま持ち込まれます。ツールは、すでに整理された仕事を支えることはできますが、まだ見えていない業務全体の流れそのものを、自動的に整理してくれるわけではありません。

作業が担当者ごとに閉じており、業務全体の流れが見えていないことを示している。

ここで確認したいのは、次のような問いです。

これらが見えていないままだと、どのツールを選んでも、同じ場所でつまずく可能性が残ります。

Latentとの相談では、まず現在の業務の流れを、実際の仕事に沿って確認します。誰が何をしているか、どの情報を使っているか、どこで止まる・戻る・重複するかを見える形にします。そのうえで、前後の工程への受け渡し、現状と目指す状態、ツールや仕組みに必要な要件を整理します。

ツールを選ぶためだけの整理ではありません。仕事が人から人へ、部署から部署へたどれる状態をつくるための整理です。